Paradigma de la gestión para resultados. En los últimos treinta años, economías de muchos países rompieron paradigmas. En cuanto al enfoque de la administración de los recursos públicos, por dos razones principales:
- La necesidad de hacer más con los mismos recursos, y
- La necesidad de rendir cuentas, cada vez más exigentes con la eficiencia, en la asignación y uso de los recursos públicos.
Como respuesta al problema del paradigma de la gestión para resultados nació el enfoque de Gestión para Resultados (GpR).
La GpR es un modelo de cultura organizacional, directiva y desempeño institucional que pone más énfasis en los resultados que en los procedimientos. Aunque también interesa cómo se hace, cobra mayor relevancia. Qué se hace, qué se logra y cuál es su impacto en el bienestar de la población. Es decir, la creación de valor público.
Beneficios de una plataforma de software GpR para romper el paradigma de la gestión para resultados
Herramienta de software sustentada en el paradigma de la Gestión para Resultados tendría que contar con facilidades para los pilares de la GpR:
Metodología del Marco Lógico (MML).
Facilitando una estructura de nivel estratégico, táctico y operativo que por principio del modelo deben estar alineados verticalmente
El Presupuesto basado en Resultados (PbR).
La herramienta tendría que incorporar el registro de los resultados del ejercicio de los recursos públicos. Facilitando reportes para presentar la medición del gasto público, insumo para una más adecuada rendición de cuentas.
Un Sistema de Evaluación del Desempeño (SED).
Facilitando reportes de situación en los niveles estratégico, táctico y operativo. Incorporando Indicadores que permitan realizar una valoración objetiva del desempeño de los planes y programas. En función del grado de cumplimiento de metas y objetivos y que permitan conocer el impacto social de los programas y de los proyectos.
Este abordaje conceptual supone la existencia de tres niveles básicos que deben complementarse, retroalimentarse y coordinarse a fin de lograr una dinámica coherente de acciones y esfuerzos. El nivel estratégico, asociado al diseño de los planes y estrategias institucionales en donde se definen las grandes prioridades, metas de la institución. Después, estaría el nivel táctico donde se definen iniciativas o líneas de acción necesarias para alcanzar las metas establecidas en el nivel estratégico. A continuación se muestra la cadena de valor que tendría que ser apoyada por el software para resolver el paradigma de la gestión para resultados.
El nivel táctico (iniciativas o líneas de acción) cumple el rol de vínculo entre la parte estratégica y operativa. Por último, tendríamos al nivel operativo donde se formulan y ejecutan los Planes Operativos Anuales (POA), que constituye el nivel inferior de gestión donde se planifican y ejecutan las actividades que van a producir esa cadena de resultados desde el nivel más bajo hasta alcanzar los productos y sub productos de los niveles superiores de la visión estratégica del plan. De esta forma se rompen el paradigma de la gestión para resultados.
Arissto Estratega, software integrado GpR
Arissto Estratega es la plataforma informática desarrollada por SST para soportar la planeación, monitoreo y evaluación de planes en el marco de referencia planteado en la sección anterior. El alcance de la solución incluye programas y proyectos permitiendo alinear el trabajo operativo a la visión estratégica corporativa.
La solución ha sido probada en implementaciones conforme al Modelo de Marco Lógico MML (Banco Mundial) y además se han hecho pruebas exitosas con el modelo del Cuadro de Mando Integral – Balanced Scorcard BSC (Kaplan y Norton).
Nuestra herramienta de software para el monitoreo y evaluación cuenta con los siguientes componentes:
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Componente para el nivel estratégico y táctico
Este componente permite el monitoreo y evaluación de la estructura del nivel estratégico del plan, automatiza la formulación y el seguimiento de los indicadores relacionados a los resultados de cada uno de los objetivos, iniciativas o líneas de acción del plan.
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Componente para nivel operativo
Este componente permite el monitoreo y evaluación de los Planes Operativos Anuales de cada una de las unidades involucradas de la ejecución del plan.
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Componente presupuestario
Este componente integra la planeación operativa a la estructura presupuestaria del país.
El modelo de monitoreo y evaluación implementado permite llevar todo un registro documental de evidencias de cumplimiento, por lo que para el registro de las líneas base y cumplimiento de metas en cada proceso de medición, deberá cargarse su correspondiente medio de verificación para su posterior revisión y validación por parte del responsable designado.
Controla Planes operativos y Presupuestos
Es importante destacar que no sólo se mide el avance en la ejecución del plan, sino que también la ejecución financiera del mismo, lo cual permite hacer un análisis más integral del estado del plan, y sus planes operativos.
Monitorea los planes on line
Para el proceso de monitoreo, se toma como referencia la línea base aprobada de las metas de cada uno de los indicadores del nivel estratégico y las programaciones aprobadas de los POA de las diferentes unidades responsables de la ejecución del plan.
Teniendo las líneas bases aprobadas, en cada proceso de medición se hace una comparación entre los valores planificados y los resultados del trabajo realizado; las diferencias obtenidas son analizadas en relación a los niveles de tolerancia establecidos, lo que permite saber en qué momento habrá que tomar medidas correctivas para mantener el rumbo del plan alineado a los objetivos del mismo.
Un esquema de semaforización ayuda a visualizar mejor el proceso de monitoreo. Este esquema utiliza rangos de porcentajes para definir los grados de ejecución: Aceptable (verde), alerta (amarillo) e inaceptable (rojo). Y son aplicados para el monitoreo del nivel estratégico, el táctico y el nivel operativo, y permite enfocar la atención en aquellos procesos con desviaciones significativas con respecto a lo planificado.
La configuración de rangos para el monitoreo es definido por la institución. Y se puede ejemplificar de la siguiente manera:
| Rango de cumplimiento | Semáforo | Lectura |
| 0.00 – 49.99 % | Rojo | Inaceptable |
| 50.00-74.99 % | Amarillo | Alerta |
| 75.00-100.00 % | Verde | Aceptable |
Configura los periodos de planeación y monitoreo
Para todos los niveles la institución podrá definir los periodos de planeación y monitoreo que considerare convenientes, por ejemplo: Para el nivel estratégico se puede realizar anualmente, para el táctico por semestre y para el operativo trimestral o mensual, tal y como se muestra en la figura siguiente.
Descentraliza la captura del avance
Arissto Estratega es una plataforma WEB que facilita la captura del avance en el sitio de las unidades ejecutoras. Se despliega en toda la estructura organizativa de la institución, desde los niveles superiores, y bajando en cascada por toda su estructura organizativa que funcionaran como ejecutoras del proceso de implementación del Plan Estratégico. La siguiente figura muestra de manera esquemática esta descentralización jerarquizada del proceso de implementación.
A manera de ejemplo, en un Ministerio de Educación podríamos partir de una configuración desde el nivel central configurando como ejecutoras a las diferentes direcciones y departamentos de la institución tales como: Planificación, Recursos Humanos, Informática, Adquisiciones, entre otros; luego descender a las regiones de educación ubicadas en toda la República de Panamá y finalizar en un tercer nivel con los centros educativos. Este proceso de implementación puede ser gradual en la medida que las posibilidades de la institución lo permitan.
Es importante destacar que todo el proceso es dirigido y coordinado por una instancia del nivel superior, generalmente la Dirección o Departamento de Planificación, desde donde se puede monitorear todo el proceso hasta el nivel más bajo de la jerarquía. Sin embargo, cada unidad ejecutora de nivel superior tiene acceso a monitorear la ejecución de las unidades ejecutoras adscritas administrativamente a ellas.
La seguridad en Arissto Estratega
Nuestra aplicación garantiza el ingreso controlado de cada uno de los usuarios a través de sus respectivas credenciales de acceso (nombre de usuario y contraseña), a través de los cuales se valida su ingreso y se brinda acceso a los recursos que le han sido asignados previamente.
Se manejan roles por grupos de usuario, los cuales son establecidos por la institución y se establecen los permisos a cada uno de los componentes del sistema con su correspondiente nivel de acceso (leer, modificar, insertar y eliminar).
También está preparado para trabajar con un certificado de seguridad que deberá ser adquirido por la institución para encriptar la transmisión de los datos gestionados por el sistema a través de Internet.
Tecnologías utilizadas en Arissto Estratega
Los diferentes componentes del sistema informático han sido desarrollados utilizando las siguientes tecnologías:
- Base de Datos: SQL Server, Oracle o PostgreSQL
- Lenguajes: Java, ZK framework, Spring Framework, Hibernate
- Herramienta de reportes: JasperReports
- Arquitectura: MVC (Model-View-Controller)
